Česká daňová legislativa je pohyblivý terč. Od roku 2015, kdy vstoupila v platnost elektronická evidence tržeb, přes opakované změny sazeb DPH až po zavedení kontrolního hlášení — účetní oddělení tuzemských firem musí každý rok vstřebat desítky úprav. A obvykle to nejsou jen kosmetické změny. Špatně podané přiznání k DPH nebo opožděné kontrolní hlášení pak může znamenat pokutu ve výši desítek tisíc korun.
Problém není v lidech, ale v nástrojích
Firmy, které stále vedou účetnictví pomocí tabulek nebo ve starých lokálních programech bez pravidelných aktualizací, se dostávají do paradoxní situace: zaměstnávají zkušené účetní, kteří ale tráví hodiny manuálním přepisováním dat místo kontroly správnosti. Když se zákon změní (a v Česku se mění pravidelně), čekají na aktualizaci softwaru od dodavatele, který ji možná vydá s prodlevou několika měsíců. Někdy však vůbec.
Aktualizace by měla být součástí služby
Moderní ekonomický software tento problém řeší jinak. Legislativní změny bývají součástí servisní smlouvy a promítají se do systému automaticky, tedy ještě před účinností nové úpravy. Uživatel neřeší, jestli má správný formulář přiznání k DPH — systém ho vygeneruje ve správné verzi sám.
Jenže ani ten nejlepší ekonomický software by nepřinesl skutečný efekt, pokud by fungoval odděleně od ostatních částí firmy. Právě v tom spočívá častý problém středních podniků: účetnictví mají jako izolovaný ostrov, kam se data z obchodu, fakturace i evidence pohledávek musí znovu a znovu ručně přepisovat. Každý takový krok přitom zvyšuje riziko chyby i případných sankcí.
Jak se tedy vyhnout nepříjemným pokutám?
Řešením je integrovaný účetní systém, který jednotlivé procesy propojí a celý řetězec zautomatizuje – faktura vzniká přímo z objednávky, platby se párují s bankovními výpisy a DPH se účtuje bez manuálního zásahu. Účetní tak přestává být pouhým přepisovačem dat a může se soustředit na kontrolu a analýzu, tedy na práci s reálnou přidanou hodnotou.
Firmy, které si tohle uvědomí včas, pokuty neplatí. Ostatní se naopak nestačí divit, odkud se na ně valí.
