Jak zlepšit time management neboli plánování času

Snažíte se napsat výroční zprávu pro šéfa, do toho vám volají, že jste ještě neodevzdali přehled výdajů za minulý měsíc, kolega si právě teď musí nutně postěžovat, zatímco vám kručí v břiše a marně se snažíte vzpomenout, jestli máte dnes nakoupit? Naučte se plánovat a organizovat Váš čas neboli time management.

Organizace času a plánování

Všichni se v dnešní době potýkají se stejným problémem. Máme hodně práce a málo času. Jenže ono je to zatím tak, že práce je čím dál tím víc, ale čas máme pořád stejný. Stále je to 24 hodin denně. A řekněme si na rovinu, každý z nás se „time to time“ cítí na vyhoření.

Práci si ubrat nemůžeme, ale můžeme se naučit si ji správně zorganizovat a nastavit si priority. Díky tomu lze skloubit činnosti v zaměstnání i osobním životě. Důležitá je osobní pohoda, která určuje celý náš prožitek. Organizace a plánování času není zbytečné. Mnozí lidé tuto činnost nedělají, protože si myslí, že se jedná o ztrátu času a oni přeci „nestíhají“.

Time management můžeme volně přeložit jako organizování nebo plánování času, úkolů, činností. V podstatě jde o to, osvojit si správné návyky pro rozvržení svých každodenních aktivit, a následně je dodržet, dle plánu. Díky tomu ušetříte čas, zvládnete vše, co potřebujete a vyhnete se stresu a buzení se o půlnoci.

Čas je nejcennější komodita na světě.

10 tipů, jak si naplánovat den

1. Uvědomte si své silné a slabé stránky. Měli byste vědět, co vás v práci zdržuje, kde podléháte prokrastinaci, na co potřebujete klid. Nebo naopak. Umíte pracovat v rušném prostředí? Rychle se rozhodujete? Využijte toho, co o sobě víte a zaměřte se na správnou věc, ve správný čas.
2. Stanovte si priority. Vážně je teď důležitější objednat si nové šaty? Nebylo by lepší naplánovat si svůj týdenní harmonogram a získat tím klidnější spánek?
3. Připravte si seznam svých cílů. Ať už si připravíte plán na daný den, týden nebo měsíc (ba i rok), pomůže vám to znát své plány a držet se jich. Budete vědět, co máte kdy dělat a ušetříte tak spoustu času tím, že nebudete váhat.
4. Promyslete časový úsek každého kroku. Jak dlouho mi to bude trvat? Zvládnu to v kuse?
5. Pomozte si vizuálně a vyberte vhodný nástroj. Máte rádi tabulky nebo diáře? Dáváte přednost psaní na počítači, jste praktický typ nebo kreativní? Nabízí se toho spousty. Tabulky, diáře, kalendáře, úkolovníčky, aplikace…
6. Podívejte se na možné překážky a zkuste se předem připravit na jejich eliminaci. Zkuste si stanovit hodinu denně, kdy ztišíte telefon a budete se věnovat čistě jen emailům, bez toho aniž byste ho zvedali.
7. Držte se plánu! Možná se to nejdřív bude zdát těžší, než to vypadá, ale držte se toho, co jste si stanovili. Vždy dělejte pouze jednu věc. Pokud se ovšem multitasking nevyplatí. Když čekáte, než se uvaří voda na čaj, můžete se protáhnout nebo probrat s kolegou to, kvůli čemu vás prvně vyrušil.
8. Zrevidujte svůj plán a skutečnost. Podívejte se následně, jak se vám dařilo.
9. Odpočívejte. Nezapomeňte také na pauzy mezi úkoly a volný čas. I to patří do plánování času.
10. Odměňte se. Dokázali jste to! Všechny úkoly jsou odškrtané. Pochvalte se a dejte si něco dobrého, přečtěte si knížku, jděte na procházku se psem. Dejte si prostor na cokoli, co vám udělá radost.

Pokud se budete držet těchto 10 tipů, tak Vám zaručujeme, že se Váš time management výrazně posune a zlepší. Pokud se Vám tento článek líbí, tak si můžete přečíst také o papírovém diáři, díky kterému můžete lépe plánovat. Také jsme publikovali zajímavý článek o work-life balance.

Nástroje pro zlepšení time managementu

V dnešním světě máme pomocníky téměř na všechno, a u organizace času a úkolů tomu není jinak. Všichni jste jistě slyšeli o tzv. TO DO LIST. Je to seznam úkolů, které chcete, v daný čas, zvládnout. Vše si sepíšete v bodech a jednotlivé činnosti pak odškrtáváte. Hlavním smyslem je mít přehled o tom, co potřebujete udělat a následně vidět, že je „hotovo“. Jeho podobě se meze nekladou. Důslednost a dodržování už ovšem stojí na vás.

Můžete se také naučit některé vyhlášené metody organizace práce, jako je, v současné době oblíbené, Getting Things Done (GTD) od amerického kouče Davida Allena.  

Knihy o time managementu

Jak řídit svou práci a čas se můžete naučit také díky tomu, že se tím zabývá mnoho autorů. Na trhu najdete celou řadu time management knih. Například:

• Moderní Time management od Kevina Cruse
• Jak lépe naložit s časem od Jana Urbana
• Snadná cesta z prokrastinace – Jak přestat odkládat úkoly od Fiore Neila
• Time management do Davida Grubera
• Člověk a čas, Time management IV. Generace od Petra Pacovského

Time management aplikace

Pro ty, kteří potřebují podporu, je tu škála aplikací, které pomáhají s managementem času. Mezi nejčastěji využívané aplikace se řadí tyto:

• Trello je webová aplikace na bázi karet, kam zadáváte úkoly, termíny, komentáře, vše, co potřebujete.
• Remember the milk, opět webová aplikace, využívající principy GTD.
• Gantter google drive. Software pro řízení projektů.
• Mobilní aplikace Todoist, často používaná pro své třídění úkolů a design.
• Rescue Time vám zase dokáže říct, kolik času kde trávíte na svém počítači. Prokrastinaci na Facebooku před sebou neschováte.
• Toodledo
• Tomato-timer
• Toggl
• Any.do
• Timr
• ATracker
• Timeney  a další…

Kurzy time managementu

Pro ty náročnější jsou tu různé kurzy a školení, kde vás naučí, jak hospodařit s časem, aby vaše práce byla co nejefektivnější. Nejznámější poskytovatelé kurzů jsou tyto:

• Gopas
• EKS, z.s.
• Gradua
• Top vision
• Vímvíc
• Educity
• ACZ vzdělávací centrum

Nebo můžete zvolit některé z freelancerů a koučů, kteří se školení o organizaci času věnují a rádi vás něco přiučí ve svých individuálních nebo kolektivních kurzech.

Games pro organizaci času, aneb škola hrou

Kdyby přeci jen psaná forma nefungovala, knihy vám nedaly dostatek informací, a i ty nejlepší aplikace selhaly, můžete se zkusit naučit plánování úkolů a času pomocí různých her. Nabízí se on-line hry i off-line varianty.

Sami si nejspíš hrát nebudete, ale tento přístup je dobrý pro různé organizace a firmy, v rámci team-buildingových akcí apod.

Bez čeho to nepůjde – Management skills

I sebehezčí kalendář vám ale nepomůže, pokud si neosvojíte některé z management dovedností, známých také jako dovednosti řízení. Time management můžeme řadit mezi tzv. soft skills, protože díky nim umíte řídit, organizovat, plánovat, delegovat, strategicky přemýšlet a být kreativní.

Pro efektivní plánování času je třeba vzít takové dovednosti za své.

Psaní času

Na závěr je tu ještě jeden tip, kdybyste se chtěli svým TO DO LISTem pochlubit, ať si neuříznete ostudu. Dle ČSN 01 6910 můžete čas uvádět jak s tečkou, tak s dvojtečkou. Tyto varianty budou správné:

• Schůzku máte v : 9.05 h/ 9.05 hod./ 9:05 h/ 9:05 hod.

Někteří lidé mají time management v krvi, ovšem jiní se ho musí tvrdě učit. Někdo přijde na pohovor přesně na čas, další příliš brzy a někdo pozdě. Tyto vzorce se často opakují u jednotlivých typů lidí.

Už víte jak na to. Tak zpátky do práce a vrhněte se na svůj první TO DO LIST.