Všichni jsme se s pojmem „zpětná vazba“ alespoň jednou za život setkali. Kdo se dosud nesetkal, pomůže mu tento odkaz: https://cs.wikipedia.org/wiki/Zpětná_vazba
Feedback aka zpětná vazba je proces v komunikaci, při kterém příjemce sdělení (protistrana) shromažďuje informace a následně je vyhodnotí. Obecně řečeno se tedy jedná o výměnu informací mezi jednotlivými stranami. Jedním z hlavních cílů zpětné vazby je zvyšování efektivity, jak jednotlivců, tak celých týmů. Pomocí tohoto nástroje ukazujeme protistraně cestu, jak odvádět práci lépe a bez chyb. Protože jen ten jednotlivec, který bude vědět, že svoji práci odvádí dobře, v tom bude i nadále pokračovat. To stejné pak platí i v opačném případě, tzn. dokud jednotlivec nebude vědět, že svou práci odvádí s chybami, bude v tom i nadále pokračovat.
Aby měla zpětná vazba potřebnou účinnost, musí být nejen pozitivně předávána, ale také pozitivně přijímána. Aby se tak stalo, je potřeba, aby byla dodržena pravidla pro předávání nebo přijímání zpětné vazby.Pojďme se podívat, jak by to v ideálním případě mělo vypadat.
Pravidlo číslo 1: Správný čas na předávání zpětné vazby
Špatně zvolený čas totiž vyvolává negativní pocity u toho, komu chceme zpětnou vazbu sdělit. A pokud máme negativní pocit z toho, že nám chce kdokoliv sdělit zpětnou vazbu, máme tendenci se okamžitě začít bránit, vysvětlovat a obhajovat, namísto toho, abychom vyslechli, co nám chce dotyčný říct, proč nám to chce říct, co lze změnit a jakým způsobem. V tento moment nás protistrana pouze slyší, ale neposlouchá a zpětná vazba se tak stává velmi neefektivní a zbytečnou ztrátou času.
Řešením výše uvedeného je plánování pravidelných schůzek, na kterých bude zpětná vazba poskytována. Vyhnete se tak momentu překvapení, protože obě strany budou vědět, že se každý týden koná krátká schůzka, kde se dozví zpětnou vazbu a stanoví se zde priority a úkoly na další týden.
Pravidlo číslo 2: Jak efektivně předat zpětnou vazbu
Chceme-li totiž, aby zpětná vazba byla přijata pozitivně, musíme ji předat tak, aby nevyvolala emoce. Následujících 10 tipů by Vám v tom mělo pomoci.
- Zpětnou vazbu musíte vždy předat v soukromí, nikdy ne mezi ostatními.
- Při podávání zpětné vazby nikdy nehodnoťte jednotlivce, ale pouze konkrétní výsledky jeho práce nebo konkrétní porušení pravidel, kterých se dopustil.
- Nepoužívejte slova jako jsou „vždy“ a „často“. Tato slova jsou totiž příliš neurčitá a dávají jednotlivci šanci přistoupit ke zpětné vazbě jako ke kritice.
- Nechoďte kolem horké kaše. Buďte věcní, konkrétní a struční.
- Neříkejte, co je špatně, řekněte jak to udělat lépe.
- Držte emoce na uzdě.
- Přemýšlejte vždy nejen nad tím, co říkáte, ale také jak to říkáte, např. jakým tónem.
- Neřešte nic déle, než je opravdu nezbytně nutné.
- Efektivní zpětná vazba je jen tehdy, když jednotlivec odchází ze schůzky s konkrétním plánem a vůlí, jak danou probíranou věc vylepšit.Nejde o to vyhrát a upevnit svou moc, jde o změnu myšlení a postoje.
- Nepoužívejte jednotnou šablonu k předávání zpětné vazby, každý jednotlivec je originál a tak musíme pracovat se základní typologií osobností.
Pravidlo číslo 3: Umění přijmout zpětnou vazbu
Zpětná vazba není soutěž kdo z koho a v ideálním případě by měla být dialogem, který však končí jako monolog, tedy tak, jak chce ten, kdo zpětnou vazbu poskytuje a řídí ji.
Pokud jste tedy na druhé straně najednou vy, myslete na to, proč Vám to protistrana říká a ne na to, jak Vám to říká. Vždy se snažte odprostit od subjektivního hodnocení situace, zachovejte chladnou hlavu a nenechte se ovlivnit svými emocemi. Pokud Vám bude zpětná vazba efektivně předána, bude to win-win situace pro obě strany.
Pokud se chcete dozvědět navíc o asertivním chování, podívejte se zde: https://moony.cz/ucinne-techniky-asertivniho-chovani/
Co říkáte na tento článek?
